Organic выполняет не только стандартные для корпоративных информационных систем функции, такие как учёт, планирование ресурсов и отчётность, но и такие, как целеполагание, постановка задач сотрудникам, деловое планирование и управление бизнес-процессами предприятия, что, вкупе с системой оперативного бюджетирования и системой аналитической отчётности сближает её с так называемыми BPM (Business Performance Management) продуктами.

Cистема управления задачами (управления бизнес-процессами) Organic-O-Clock, в отличие от множества доступных на сегодняшний день органайзеров и полноценных программных продуктов для управления задачами и процессами,  является удобным, полнофункциональным и полностью интегрированным модулем Organice.

Система управления задачами и бизнес-процессами Organic-O-Clock становится мощным инструментом для организации работы сотрудников любого предприятия и управления бизнес-процессами т.к. работает в комплексе с системой документооборота, CRM, системой управления проектами, системой бюджетирования и другими модулями системы Organic.

Например, имея соответствующие права доступа, сотрудник компании может в он-лайн режиме видеть статусы своих коллег, их планы, задачи, рабочие документы, запланированные встречи, проекты, в которых они задействованы и т.д. На основе этих данных менеджер может более эффективно и точно управлять своим временем и временем подчиненных; планировать ресурсы; строить процессы; координировать работу сотрудников, делегировать задачи и многое другое.

• Легко планировать свое личное время, приглашать коллег на встречи в интерактивном режиме
• Планировать события (встречи, звонки и т.п.), создавать повторяющиеся события
• Определять круг сотрудников, задействованных в каждом событии, высылать им приглашения и получать подтверждения участия
• Фиксировать каждый звонок и встречу, записывать предмет обращения и результат разговора
• Указать свой статус по аналогии с тем, как делается в системах обмена сообщениями (например, «в офисе», «на встрече», «занят» и т.п). Специальная форма «Пользователи онлайн» позволит узнать, кто из сотрудников в настоящее время работает с системой, и каков их статус
• Создавать и делегировать задачи подчиненным
• Отслеживать исполнение делегированных задач
• Хранить всю историю работы с задачей. Например, задача может быть сформирована, делегирована исполнителю, исполнена и принята — или направлена на доработку
• Один раз настроив соответствующий бизнес-процесс, в дальнейшем многократно запускать его, автоматизируя, таким образом, его выполнение.
• Создавать и просматривать комментарии к различным объектам базы данных
• Используя новостную ленту, публиковать новости, актуальные для всей компании.
• Используя блокнот, оставлять комментарии по поводу взаимодействия с контрагентами, выполнения проектов и т.п. Например, чтобы получить отзывы о контрагенте, больше не придется искать, кто с ним работал — достаточно открыть блокнот
• Автоматически получать сообщения от системы об интересующих вас событиях
• Используя возможности встроенного почтового клиента, интегрировать коммуникации с контрагентами с другими бизнес-процессами на предприятии: например, можно организовывать автоматические почтовые рассылки в рамках маркетинговой кампании или связывать письма с группами контрагентов, договорами или проектами.

Органайзер в системе Organic позволяет сотрудникам формировать свое расписание, планируя различные события — встречи, звонки и т.п. Некоторые сотрудники могут видеть и даже изменять расписание своих коллег. Например, секретарь может работать с органайзером руководителя (назначать для него встречи, переносить их и т.п.)

В отличие от событий органайзера, задачи не привязаны ко времени исполнения — как правило, для них указывается срок, к которому они должны быть завершены. Задачи могут быть связаны с аналитиками системы. Это позволяет легко посмотреть задачи, относящиеся к определенному проекту, подразделению, контрагенту и т.п.

Система фиксирует любые изменения, связанные с конкретной задачей, подзадачей и бизнес-процессом в соответствующем журнале истории задачи. История легко доступна пользователю сразу несколькими способами.

Пользователь может увязывать с задачей или процессом сразу несколько различных сущностей: документы, файлы

Задача или бизнес-процесс может иметь привязку не только к бюджету и контрагенту, но и к отдельной позиции бюджета, а также какому-либо ЦФО или проекту.
 

Бизнес-процесс — это набор типовых задач в цепочке содания добавленной стоимости услуги или продукта. Например, при приеме сотрудника на работу возникает комплекс задач, связанных с подготовкой определенных документов и прохождением ряда процедур. Эти задачи могут быть объединены в один бизнес-процесс и автоматизированы с помощью блока управления задачами системы Organic.

Бизнес-процессы в системе автоматизации управленческого учета предприятий Organic могут быть использованы для:

• автоматизации процедуры заказа товара у поставщика
• автоматизации процедуры поставки клиенту продукта или услуги
• Приема и увольнения сотрудников
• Визирования и утверждения документов
• Согласования бюджетов

С выходом Organic 1.7 в систему управления временем был интегрирован график Ганта для построения бизнес-процессов. График Ганта позволяет визуализировать:

• ход выполнения задач,
• имеющиеся взаимосвязи между процессами и задачами,
• процент выполнения каждой задачи

А также:

• оздавать шаблонные бизнес-процессы (например, согласование договора)
• использовать стандартные шаблоны БП для создания новых более сложных процессов
• моделировать бизнес-процессы

Некоторые особенности диаграммы:

• Диаграмма Ганта является интерактивной. Например, интерфейс приложения позволяет при помощи мыши вносить изменения в диаграмму: растягивать графические ленты (отрезки) на шкале, изменять процентную шкалу выполнения задачи прямо на диаграмме; при этом все связанные свойства бизнес-процессов и задач автоматически меняются, а показатели (например, количество дней или процент выполнения БП) пересчитываются.
• На диаграмме показывается динамический статус выполнения задачи или бизнес-процесса: новая, в работе, выполнена и т.д.
• При возникновении пользовательских ошибок при построении диаграммы система сигнализирует об этом, например, выделяет красным, графические ленты на графике, связанные с задачами, для которых срок исполнения больше чем заданный для задачи верхнего уровня в иерархии.

Новостная лента в системы Organic может содержать как пресс-релизы, относящиеся к деятельности компании, так и сообщения от отдельных сотрудников. Доступ к формированию ленты настраивается как раз в системе управления задачами и временем: возможность писать в ленту может быть доступна, например, только  сотрудникам отдела маркетинга и PR.

Каждый пользователь решения Organic может при помощи подсистемы управления задачами и временем вести специальный блокнот для записи комментариев о контрагентах, проектах, документах и т.п. Комментарии в блокноте могут носить статус приватных или публичных. Публичные комментарии будут доступны всем пользователям системы.

База знаний – это справочник системы управления задачами и временем, который содержит ответы на типовые вопросы, возникающие у сотрудников компании.

В подсистеме управления задачами Organic функционирует инструмент интерактивного уведомления пользователей о различных событиях в системе. Каждый пользователь может подписаться на следующие сообщения:

• Напоминания о назначенных встречах
• Напоминания о днях рождения коллег, клиентов и т.п.
• Уведомление о получении почты
• Уведомление о публикации новостей
• Уведомление о новых сообщениях на форуме проекта
• Уведомление о новой задаче
• Уведомление об исполнении делегированной задачи
• и др.

Оформив подписку через систему управления задачами Organic-O-Clock пользователь будет получать сообщения автоматически в режиме реального времени.