Модуль документооборота в Organic является вспомогательным инструментом системы Organic для создания, хранения, учета и согласования любых документов в единой базе данных предпрития. Ключевыми понятиями в системе документооборота являются: финансовый документ и договор, лежащие в основе подсистем управленческого учета и бюджетирования.

Подсистема автоматизации документооборота решает одновременно несколько фундаментальных задач:

- задачи договорного документооборота

- задачи административно-распорядительного оборота документов

- задачи управленческого учёта

Все документы в системе электронного документооборота Organic DocFlow делятся на четыре типа:

• договоры
• финансовые документы (акты, счета-фактуры и тому подобное)
• коммерческие предложения
• прочие документы

Каждый из типов документов в системы документооборота имеет уникальный набор свойств. Все без исключения документы Organic имеют привязку к центрам финансовой ответственности (ЦФО), либо проекту.

Документы типа «Договор» и «Финансовый документ» имеют расширенные параметры.
В частности, только договор может являться бюджетом, а позиции договора могут иметь одновременную привязку к номенклатуре, контрагенту и проекту.

Доступ к тем или иным свойствам документов регулируется в зависимости от прав отдельных пользователей. Например, может быть реализована следующая схема: референт с минимальным доступом к системе электронного документооборота создает договоры с указанием их основных свойств (номер, группа, контрагент, проект/подразделение к которому относится договор), в то время как сотрудникам финансового отдела через систему  бюджетирования будут доступны дополнительные параметры созданных документов.

Среди основных особенностей модуля электронного документооборота необходимо выделить:

• поддержка версионности документов,
• настройка схем согласования документа,
• связь с системой управления задачами и бизнес-процессами
• возможность отслеживать историю всех изменений документа

• Получить доступ к данным напрямую из cистемы или удалённо
• Хранить все версий и историю изменения файла
• Структурировать файлы и документы, а также разделить права доступа
• Осуществлять поиск нужных документов и файлов, в том числе по тексту файла
• Сохранять файл, не регистрируя при этом документ — например, если требуется сохранить изображение
• Переносить имеющиеся данные о договорах из 1С автоматически, без повторного ввода
• Просматривать содержимое папок в виде эскизов, что облегчает поиск нужных изображений

• Создавать и редактировать группы документов, а также создавать сами документы на основе шаблонов
• Регистрировать документы, сохранять их электронные версии прямо в системе
• Автоматически присваивать номер регистрируемому документу
• Отслеживать историю изменения документов. Система сохраняет все версии исходного файла.
• Осуществлять регистрацию документов не только силами сотрудников референтной службы, но и с помощью любых пользователей на местах, при наличии соответствующих прав
• Избежать ручного создания и привязки файлов к кадровым документам, т.к. решения Organic поддерживают автоматическую генерацию файлов к документам на основании созданных шаблонов (штатное расписание, трудовые договоры, кадровые приказы, приказы по основной деятельности и прочие)

• Вест3и учет договоров и связанных с ними документов
• Вести учет хранения твердых копий документов

• Осуществлять электронное согласование текста документа
• Выбирать способ передачи документов («лично в руки», «через секретаря», «электронная передача»)

Номерные серии используются для автоматической нумерации документов. В каждой серии задаются параметры формирования номера, который может включать коды для обозначения подразделений, проектов и сотрудников.

Каждый документ, регистрируемый в системе, относится к определенной группе документов. Вы самостоятельно можете определить необходимые вам группы (например: договоры, счета, акты, письма, приказы).

Для каждой группы документов в системе электронного документооборота Organic Docflow указываются следующие параметры:

• Тип документов
• Тип отчёта (для автоматической генерации отчёта)
• Вид договора
• Признак «Только продукты» (договор, финансовый документ. Определяет какая номенклатура может использоваться в их составе)
• Признак «Внутренний документ»
• Тип бюджета (договоры, прочие документы)
• Номерная серия
• Срок хранения документа
• Время исполнения документа
• Системы учета (бухгалтерский, управленческий, МСФО) в которых учитываются документы данной группы (указывается только для договоров и финансовых документов)
• Дополнительные параметры (состав и количество полей дополнительных параметров вы определяете сами. Например, можно предусмотреть такие параметры, как количество страниц в документе или важность документа).

При регистрации документа вы можете указать:

• Группу, к которой относится документ
• Тип документа: внутренний или внешний
• Номер документа (номер может быть присвоен автоматически)
• Дата составления документа (если отличается от текущей)
• Сотрудник, подписавший документ
• Место составления документа
• Договор, к которому относится документ
• Проект или ЦФО (центр финансовой ответственности), к которым относится документ
• Контрагент второй стороны (если есть)
• Другие параметры, в том числе настраиваемые пользователем

Любой документ типа «договор» попадает в договорную базу компании. Договор наследует все параметры документа:

• Дату, номер и место составления
• Контрагента
• Подразделение и/или проект, к которому он относится
• Направление (входящий/исходящий)
• и другие

А также позволяет указать дополнительные параметры:

• Вид договора. Система документооборота различает договоры поставки (это понятие включает договоры с заказчиками, с поставщиками, договоры на оказание услуг и т.п.), договоры лизинга и кредитные договоры. В системе Organic также предусмотрена возможность создавать свой вид договора, например, пользователь может добавить новый вид договоров "овердрафт" со своими уникальными свойствами.
• Бюджет Подробнее – см. разлел Бюджетирование
• Сумму, валюту и ставку НДС.
• Набор дополнительных параметров, которые зависят от вида договора. Например, для договора поставки в системе можно указать размер аванса, срок погашения дебиторской задолженности и т.п. 

Одним из основополагающих типов документов в системе Organic является финансовый документ. В составе финансового документа формируются все операции и проводки в системе.

Как и договор, любой финансовый документ попадает в базу финансовых документов компании.

Основные параметры документа будут унаследованы, также появится возможность работать с  параметрами, доступными только финансовым документам.
Финансовые документы имеют ряд расширенных свойств, по сравнению с другими типами документов OrganicDocFlow, подробнее о которых можно узнать в разделе Автоматизация управленческого учета на предприятии