Система бюджетирования Organic Budgets является одним из центральных бизнес-модулей в составе Organic.

Модуль работает в неразрывной связке с модулем финансового учета, откуда берутся фактические данные для план-фактного анализа.

Основная задача модуля – автоматизировать процессы операционного бюджетирования и календарного планирования на разных уровнях: отдельных подразделений, проектов, договоров, ЦФО  и всего предприятия в целом.

Руководители подразделений работают именно с теми бюджетами, за которые они отвечают (бюджет расходов подразделения, бюджет продаж, бюджет закупок и другие), и в том виде, в котором им удобней.

В отличие от многих других систем бюджетирования, которые предоставляют подразделениям лишь стандартный список статей для заполнения, OrganicBudgets позволяет формировать бюджеты на основе пользовательских позиций: параметры бюджетов определяются каждым подразделением в отдельности и могут иметь любую степень детализации.

Подход, реализованный в системе, позволяет сделать процесс бюджетирования максимально прозрачным для руководителей на местах.

Договор в системе Organic можно сделать бюджетом, не создавая при этом отдельный бюджет. Пользователь просто указывает, что данный договор является бюджетом, после чего система везде включает его в списки бюджетов.

Тип бюджета указывается в группе документов, Например, договоры с подрядчиком являются бюджетами расходов, а с заказчиками – бюджетами доходов.

Договор привязывается к бюджетам через его позиции, при этом позиции одного договора могут быть привязаны к разным бюджетам. Если договор не является бюджетом, то его позиции могут быть привязаны к позициям бюджета того же типа как уточняющие.

Ниже на скриншоте показана связь конкретной позиции договора с позицией бюджета через его свойства.

Система бюджетирования OrganicBudgetsTM дает возможность формировать каждый бюджет, как по отдельным разрезам, так и в обоих разрезах одновременно.

Уникальность данной технологии состоит также в том, что в рамках календарного планирования и распределения бюджетных лимитов система автоматически может определить БДДС на основании БДР по настраиваемым правилам.

• Формировать бюджеты, определять лимиты затрат и контролировать их исполнение
• Анализировать и сопоставлять расходную и доходную части проектов, связывая позиции бюджета расходов с позициями бюджета доходов.
• Проводить план-фактный анализ затрат
• Анализировать затраты на основе универсальной классификации по характеру. Наличие такой классификации позволяет сопоставлять бюджеты разных подразделений или разных периодов (см. раздел Автоматизация управленческого учёта)
• Выдавать индивидуальные права доступа на каждый тип бюджета, что позволяет распределить работу с бюджетами между всеми пользователями системы бюджетирования
• Утверждать подготовленные бюджеты (и делегировать права на утверждение ответственным лицам). Если какие-то позиции рассматриваемого бюджета требуют пересмотра, бюджет может быть утвержден частично и отправлен на доработку
• При возникновении существенных отклонений от первоначальной версии бюджета (по суммам или срокам) подготовить и утвердить новую версию бюджета. Данные предыдущей версии будут сохранены, что позволяет проанализировать динамику и причины изменений
• Планировать расходование денежных средств во времени
• Применять технику «скользящего» планирования
• Автоматизировать подачу и исполнение заявок на оплату

Тип бюджета в Organic Budgets — это набор параметров, который позволяет относить бюджет к определённому бизнес-процессу на предприятии (например, бюджет продаж, бюджет закупок, бюджет накладных расходов). Конечное количество и параметры бюджетов вы определяете сами.

В рамках системы бюджетирования все бюджеты делятся на разделы: инвестиционные, оперативные и финансовые. (NB! Разделы – это пользовательский справочник, в котором пользователь может создавать необходимые разделы бюджетов) Кроме того, используется термин «позиции бюджета». Позиции могут определяться не только централизованно, но и на уровне каждого подразделения в отдельности, а также иметь любую степень детализации.

В системе можно создавать типовые работы. Для типовых работ указывается единица измерения, количество и срок выполнения, а также состав ресурсов, необходимых для выполнения указанной типовой работы.

Для каждого бюджета в  Organic Budgets указывается:

• подразделение или проект, к которому он относится;
• валюта бюджета;
• сроки действия бюджета;
• другие необходимые параметры.

NB! В OrganicBudgets можно создавать зарплатные позиции бюджета и позиции, являющиеся задачами (сумма зарплатных позиций формируется автоматически на основании штатного расписания). Наглядно можно это можно увидеть на скриншоте ниже:

При формировании бюджета для каждой из его позиций могут быть указаны:

• номер, описание;
• контрагент (если необходимо);
• номенклатура (например, закупаемый или продаваемый товар);
• количество и единица измерения;
• расценка и сумма (лимит по бюджету);
• срок выполнения (дата начала, дата окончания);
• другие необходимые параметры.

Ниже на скриншоте можно наглядно увидеть пример заполнения свойств бюджета.

Между позициями бюджета в Organic Budgets могут быть установлены различные связи:

• включение одних позиций в другие (иерархия);
• порядок следования работ по бюджету (связи типа начало-начало или конец-начало)
• соотнесение позиции бюджета расходов с позицией бюджета доходов того же подразделения или проекта.
• позиции бюджета могут уточняться позициями договора того же типа( в случае, если договор не является бюджетом)

Так же как и документы в системе Organic, бюджеты могут проходить электронное визирование и утверждение. После утверждения возможность вносить изменения в бюджет блокируется. Подробнее см. подсистему автоматизации документооборота
Система бюджетирования Organic Budgets предусматривает два варианта утверждения бюджета.

• попозиционно (с помощью подсистемы управления задачами и временем)
• через хранилище утверждённых версий (здесь пользователь может вносить правки в бюджеты. Система бюджетирования запоминает все версии; при наличии соответствующих прав пользователь может сравнивать разные версии бюджетов и посылать запрос на переутверждение)

Запланировав и утвердив бюджет, необходимо обеспечить контроль его исполнения. Функция контроля в системе бюджетирования реализуется в двух разрезах:

• распределение операций (доходы, расходы, платежи)
• анализ бюджета (план-фактный анализ)

Как видно из скриншота, анализировать бюджет можно параллельно в двух разрезах – расходов (доходов) и платежей. Интерфейс программы позволяет "проваливаться" до любого уровня в описании позиций бюджета. По умолчанию все позиции бюджета имеют иерархическую структуру. Также пользователи могут в этой же форме увидеть все операции и их структуру, связанные с какой-либо позицией в бюджете .

Автоматизация планирования: календарные планы и графики, система планирования

На основе бюджетов можно построить планы. План определяет, как утвержденный по конкретной позиции бюджета лимит будет расходоваться во времени. Плановые данные, как и сами бюджеты, проходят процедуру утверждения.

В рамках утвержденных бюджетов и планов пользователи могут формировать электронные заявки на безналичные и наличные выплаты. На основе заявок формируется платежный календарь, а в день исполнения заявки — банковские платежные поручения.

Процедура календарного планирование в подсистеме бюджетирования и планирования OrganicBudgets позволяет распределять бюджетные лимиты (планировать исполнение бюджета) во времени. Все бюджеты в системе бюджетирования имеют два разреза: движение денежных средств (БДДС) и доходы и расходы (БДР).  Важной особенностью процесса является возможность планировать бюджеты сразу в двух разрезах в одном бюджете.

В рамках календарного планирования и распределения бюджетных лимитов система бюджетирования Organic сама может определить БДДС на основании БДР по настраиваемым правилам.

Примененная в системе технология планирования позволяет на основе оперативных бюджетов построить все основные консолидированные бюджеты:

• Бюджет движения денежных средств
• Бюджет доходов и расходов
• Бюджет по балансовому листу

Далее данные бюджеты могут быть использованы для дальнейшего анализа и аналитической отчётности Подробнее об анализе см. подсистему управленческой отчетности.

Наиболее распространенный вариант постановки системы бюджетирования – самостоятельная разработка программного продукта, максимально отвечающего ее специфическим нуждам.

Однако, подход самостоятельной разработки системы бюджетирования под себя не учитывает ряд проблем, с которыми сталкивается как топ-менеджмент, так и линейный персонал:

1. Длинный цикл получения готового программного продукта

Поиск специалиста, способного программно решить задачи предприятия и в тоже время понять всю специфику построения системы бюджетирования. Временные затраты на описание бизнес-процессов компании. Постановка технических заданий сотрудниками, не владеющими специальными навыками, что зачастую приводит к системным ошибкам при внедрении итогового продукта.

2. Отвлечение высококвалифицированного персонала от выполнения основной работы

Грамотная постановка задач программисту требует непосредственного участия топ-менеджеров компании, так как только высококвалифицированный специалист владеет информацией о полном цикле бизнес-процессов в компании и способен охватить весь комплекс решаемых задач (проблем). Как итог – отвлечение от прямых обязанностей, невозможность сконцентрироваться на оперативной работе.

3. Долгий, многоступенчатый процесс внедрения системы бюджетирования

Зачастую полученный продукт имеет ряд недоработок, которые выявляются в процессе тестирования или даже внедрения системы бюджетирования. Итог – перенос сроков внедрения, дополнительные трудозатраты на доработку и отладку, временные затраты на тестирование, обучение линейных сотрудников.

4. Обучение пользователей, преодоление сопротивления, страха перед новым продуктом.

Одна из наиболее серьезных и недооцененных проблем. По большей части консервативные пользователи не всегда морально готовы включаться в работу с новым программным обеспечением, что выливается в жалобы на «неудобный интерфейс», «непонятные отчеты», ошибки при заполнении документов. Добавляет сложности некорректно организованное обучение сотрудников, которое, как правило, проводится такими же пользователями или программистами, которым сложно донести возможности программы с точки зрения оперативного учета и бюджетирования.

Внедрение системы бюджетирования на базе Organic позволяет избежать многих вышеупомянутых проблем, благодаря следующим обстоятельствам:

• Идеология коробочного продукта и концепция настройки бизнес-модели без программирования обеспечивает кратчайшие сроки внедрения
• Стоимость внедрения Organic – всегда фиксированная, независимо от объёма работ и пропорционально ниже стоимости ПО
• Мы говорим с заказчиком на одном языке: Вам не придётся объясняться с программистами и системными архитекторами
• Мы готовы оказать безвозмездную помощь при формулировании задач и краткого описания бизнес-процессов заказчика перед началом внедрения
• Тестовая эксплуатация (TasteIT)